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Comment ça marche

SkoolMob, étape par étape.

Chef d'établissement, économe, surveillant général, enseignant, parent, élève et vérificateur tiers : chacun retrouve ici ses propres gestes. Toutes les opérations se font dans l'application Android, de l'ouverture des classes à la publication des bulletins.

Chef d'établissement

Ouvrir l'établissement, tenir l'année, publier les bulletins.

  1. Mettre l'établissement en route à la rentrée

    1. Onglet Gestion → Structure. L'écran propose le catalogue MINESEC filtré par votre type d'établissement.
    2. Pour chaque niveau ou série que vous ouvrez, ajustez le nombre de divisions attendues (par exemple : 3 divisions de 6ème, 2 divisions de 5ème…).
    3. Une bande récapitulative en bas de l'écran indique la différence entre l'état actuel et la structure demandée.
    4. Confirmez. Les classes sont créées en lot depuis le catalogue MINESEC, avec leurs matières et coefficients officiels déjà rattachés.

  2. Importer le personnel et distribuer les invitations

    1. Gestion → Personnel → « Importer ». Téléchargez le modèle Excel proposé, collez la liste des enseignants et administratifs, importez.
    2. L'application génère automatiquement un code d'invitation pour chaque personne, listé dans Personnel → Codes d'invitation.
    3. Utilisez « Exporter la liste » pour imprimer les codes et les remettre en salle des professeurs.
    4. À la première connexion, chaque personne saisit son code, définit son mot de passe et accède à son espace.

  3. Importer les élèves et générer les codes de rattachement parents

    1. Gestion → Élèves → choisissez la classe cible → « Importer ». Téléchargez le modèle Excel, remplissez, importez.
    2. Les matricules internes sont générés automatiquement au format YYLXXXX. Le matricule national se saisit à la main s'il est disponible.
    3. Depuis la fiche de classe, générez le PDF des codes d'invitation parents (8 caractères par élève) et distribuez-le aux familles.
    4. Les photos peuvent être ajoutées ensuite depuis la fiche de chaque élève, en une prise ou en lot.

  4. Affecter les enseignants aux classes-matières

    1. Ouvrez une classe depuis Gestion → Classes → détail.
    2. Onglet Personnes → onglet Enseignants → « Affecter ».
    3. Sélectionnez la matière et l'enseignant. Le coefficient officiel est proposé par défaut, ajustable si votre école a des dérogations.
    4. À partir de ce moment, l'enseignant ne saisit des notes que sur les classes-matières qui lui sont réellement affectées.

  5. Suivre puis clôturer une séquence

    1. Onglet Notes → section Administration → Séquences. Les trimestres sont dépliables, chaque séquence affiche son état et sa couverture.
    2. Ouvrez le détail d'une séquence pour voir la couverture matière par matière : qui a saisi, qui reste à relancer.
    3. Quand la couverture est complète, clôturez la séquence. Les moyennes, rangs et cotes sont calculés automatiquement.
    4. Si une erreur est signalée après clôture, l'administration peut rouvrir la séquence. Les calculs sont refaits automatiquement.

  6. Générer et publier les bulletins d'une classe

    1. Onglet Bulletins → section Administration → sélectionnez la classe et la période.
    2. Tapez « Générer ». Un PDF par élève et un PDF fusionné, prêt pour l'impression de la classe, sont produits en une seule passe.
    3. Vérifiez un ou deux bulletins, puis tapez « Publier ». Chaque publication déclenche une notification chez les parents rattachés et un SMS pour les foyers non équipés.
    4. Un bulletin publié peut être dépublié à tout moment si une correction est nécessaire. L'opération est datée et attribuée.

  7. Publier la grille tarifaire et ouvrir les comptes

    1. Onglet Accueil : tant qu'aucune grille n'existe, la tuile « Aucune grille de frais pour cette année » propose « Configurer ». Ensuite, la grille s'ouvre depuis Gestion → Scolarité, avec l'icône « Ouvrir la grille tarifaire ».
    2. Touchez « Créer une grille ». Donnez-lui un intitulé et choisissez à qui elle s'applique : tout l'établissement, un niveau ou une classe. Quand plusieurs grilles peuvent s'appliquer, la plus précise l'emporte.
    3. Ajoutez une ligne par frais (inscription, scolarité, cotisation APEE…) avec son montant, puis les tranches avec leur montant et leur échéance. « Répartir » partage le total entre les tranches.
    4. Touchez « Publier » quand l'échéancier tombe juste. De retour sur la grille, touchez « Ouvrir les comptes » : chaque élève inscrit couvert par une grille reçoit son compte, et la caisse peut encaisser.

  8. Attribuer ses classes au surveillant général

    1. Gestion → Personnel → ouvrez la fiche du surveillant général.
    2. Dans la section « Classes couvertes », ouvrez « Attribuer les classes ».
    3. Choisissez « Tout l'établissement », ou limitez « Par niveau » ou « Par classe » quand plusieurs surveillants se partagent l'établissement.
    4. Confirmez. Tant qu'aucune classe ne lui est attribuée, son onglet Discipline reste vide.

  9. Corriger un compte de scolarité

    1. Gestion → Scolarité → touchez l'élève concerné.
    2. Pour une bourse, une réduction de fratrie, une exonération ou une pénalité, touchez « Remise », choisissez la nature, saisissez le montant et la justification, puis « Accorder ». Le reste à payer est recalculé.
    3. Pour un reçu erroné, touchez « Annuler » sur ce reçu et indiquez le motif. Le reçu est marqué annulé, jamais supprimé : la numérotation reste sans trou. Le bon montant est ensuite encaissé à nouveau.
    4. Pour relancer des familles, ouvrez la liste des élèves, touchez « Sélectionner les retards » puis « Relancer ». Ces corrections demandent le droit de gérer la scolarité, distinct du droit d'encaisser.
Économe

Encaisser, remettre le reçu, tenir la caisse.

  1. Encaisser un versement

    1. Onglet Élèves. Recherchez l'élève par son nom ou son matricule, puis touchez sa ligne.
    2. La fiche affiche le reste à payer, l'échéancier et les reçus déjà délivrés. Touchez « Encaisser ».
    3. Saisissez le montant reçu, le mode (espèces, MTN MoMo, Orange Money, virement), le nom de la personne qui verse et son téléphone. Le montant ne peut pas dépasser ce que la famille doit encore.
    4. Touchez « Confirmer ». Le reçu numéroté est délivré aussitôt, et le parent reçoit un SMS avec le numéro du reçu et le reste à payer.
    5. L'encaissement demande du réseau : le numéro de reçu est attribué par le serveur et ne sert jamais deux fois.

  2. Remettre un reçu

    1. Sur la fiche de l'élève, section « Reçus », repérez le versement.
    2. Touchez « Partager » : le reçu part en PDF, par WhatsApp ou vers une imprimante.
    3. Un reçu ne se modifie jamais. S'il est erroné, le chef d'établissement l'annule avec un motif et un nouveau reçu est délivré.

  3. Clôturer la caisse du jour

    1. Onglet Caisse. Le journal de caisse liste les reçus délivrés aujourd'hui.
    2. Comptez les espèces et pointez-les contre le journal.
    3. L'onglet Accueil rappelle le montant « Encaissé aujourd'hui » et le nombre de reçus.

  4. Suivre le recouvrement et les retards

    1. Onglet Accueil : le taux « Recouvré cette année », le montant échu, puis le recouvrement par tranche et par classe, la plus en retard d'abord.
    2. Touchez le compteur « En retard » pour ouvrir la liste des élèves concernés, ou une classe pour ne voir que ses comptes.
    3. Les familles en retard sont relancées automatiquement, à trois moments liés à chaque tranche : une semaine avant l'échéance, le lendemain et quinze jours après. Une famille sans retard n'est jamais relancée.
Surveillant général

L'appel, le portail, les justifications.

  1. Faire l'appel d'une classe

    1. Onglet Discipline. Choisissez le jour dans la bande du haut : les jours de classe récents restent ouverts, pour saisir une fiche papier remise en retard.
    2. Chaque classe de votre secteur affiche « À faire » ou « Fait ». Touchez la classe.
    3. Ne marquez que les absents : 2 h, 4 h ou 6 h d'un geste, ou le nombre d'heures au clavier. « Retard » signale un élève arrivé en retard. Les présents restent vides.
    4. Touchez « Valider ». Pour chaque nouvel absent, le parent rattaché à l'élève reçoit un SMS et une notification, une seule fois par jour d'absence.
    5. Sans réseau, l'appel reste sur le téléphone et part tout seul au retour de la connexion. Valider à nouveau un appel déjà fait le remplace, sans prévenir deux fois les familles.

  2. Enregistrer les retards au portail

    1. Onglet Discipline → « Retards ».
    2. Tapez le nom ou le matricule de l'élève : la recherche porte sur toutes les classes à la fois.
    3. Touchez « Enregistrer ». L'élève rejoint la liste des retards enregistrés ce matin.

  3. Traiter les justifications

    1. Onglet Discipline → « Justifications ». Le compteur indique combien d'absences attendent une décision.
    2. Pour chaque absence, touchez « Justifier » ou « Refuser ».
    3. Une absence justifiée passe dans la colonne des heures justifiées du bulletin. La décision demande du réseau.

  4. Imprimer les fiches d'appel et le rapport du trimestre

    1. Onglet Discipline : sur la ligne d'une classe, touchez « Fiches » pour produire ses fiches d'appel vierges en PDF.
    2. Pour le conseil de classe, ouvrez l'appel de la classe, touchez le menu ⋮ en haut à droite, puis « Rapport de discipline — trimestre 1 », 2 ou 3.
    3. Le PDF est enregistré sur le téléphone ; touchez « Ouvrir » pour l'afficher ou l'imprimer. Il est produit par le serveur et demande du réseau.
Enseignant

Les gestes du quotidien.

  1. Saisir les notes d'une évaluation

    1. Ouvrez l'onglet Notes. La liste de vos classes-matières s'affiche.
    2. Tapez une ligne pour ouvrir la classe. La séquence courante est déjà sélectionnée, avec le taux de couverture.
    3. Tapez « Nouvelle évaluation », choisissez le type (contrôle, devoir, composition) et le barème /20.
    4. Saisissez les notes élève par élève. Une compétence associée est optionnelle.
    5. Validez. Si le réseau est disponible, les notes sont transmises immédiatement. Sinon, elles sont conservées sur l'appareil, signalées comme en attente, et transmises seules au retour de la connexion.

  2. Consulter les statistiques d'une classe-matière

    1. Depuis la classe-matière ouverte, allez sur l'onglet Statistiques.
    2. L'application affiche la moyenne de la classe, la distribution des notes et la répartition par cote.
    3. Le résultat reste consultable hors connexion dès qu'il a été calculé une première fois.

  3. Publier une annonce à ma classe

    1. Ouvrez l'onglet Communication, puis Mes annonces.
    2. Tapez « Nouvelle annonce ». Entrez le titre et le contenu.
    3. Sélectionnez la ou les classes destinataires. Le nombre de destinataires s'affiche avant l'envoi.
    4. Publiez. Les parents rattachés reçoivent la notification sur leur téléphone.
Parent

Rester connecté à l'école.

  1. Se rattacher à son enfant avec le code d'invitation

    1. Installez l'application depuis le Play Store, choisissez le rôle Parent à la création du compte.
    2. L'école a remis à votre enfant un code d'invitation imprimé de 8 caractères. Saisissez-le sur l'écran de rattachement.
    3. Le rattachement est immédiat : votre enfant apparaît dans votre application.
    4. Sans code, déposez une demande avec le matricule interne et la date de naissance de l'enfant. L'établissement approuve le rattachement.

  2. Consulter le bulletin de son enfant

    1. L'onglet Bulletins liste les bulletins publiés, les plus récents d'abord.
    2. Si vous avez plusieurs enfants, sélectionnez celui concerné dans le menu déroulant.
    3. Tapez le bulletin voulu. Le PDF s'affiche dans l'application, avec son QR de vérification en pied de page.
    4. Téléchargez-le pour le conserver hors connexion, l'imprimer ou le partager.

  3. Voir les notes séquentielles

    1. Depuis la fiche de l'enfant, ouvrez l'onglet Notes et choisissez la séquence.
    2. L'application affiche les notes matière par matière, la moyenne pondérée et le rang.
    3. Les notes déjà chargées restent visibles sans connexion.
Élève

Son école, dans sa poche.

  1. Consulter ses moyennes et son bulletin

    1. L'onglet Notes affiche les moyennes de chaque séquence, matière par matière.
    2. L'onglet Bulletins liste les bulletins publiés, trimestriels et de fin d'année.
    3. Le PDF se télécharge et se conserve hors connexion, notamment pour les démarches d'inscription.

  2. Suivre les annonces de l'école

    1. L'onglet Communication reçoit les annonces ciblées à sa classe, à son cycle ou à l'école entière.
    2. Une notification arrive dès la publication. Les annonces déjà reçues se relisent sans connexion.
Vérificateur tiers

Confirmer un bulletin en un scan.

  1. Vérifier l'authenticité d'un bulletin PDF

    1. Scannez le QR code en pied de bulletin avec l'appareil photo du téléphone. Aucun compte et aucune installation ne sont nécessaires.
    2. verify.skoolmob.com s'ouvre et confirme l'établissement émetteur, l'élève, la période et les résultats clés, tels qu'imprimés sur le document.
    3. Si le bulletin a été dépublié entre-temps, la vérification échoue : le document ne fait plus foi.

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